"Sistema di ERP" indica l'integrazione di tutti i dati provenienti da diversi reparti della vostra azienda in un unico sistema di controllo. Ciò rende possibile l'amministrazione di tutti i dati dei diversi reparti in una base-dati comune. In questo modo si ottiene l'aggancio di tutta l'azienda sugli stessi dati. I diversi reparti possono così comunicare senza problemi, e le risorse di personale, di macchine e finanziarie possono essere impiegate in modo più efficiente e più remunerativo.
Molte aziende preferiscono soluzioni di ERP che rendono possibile
un controllo efficace della loro crescente spesa organizzativa
e la diminuzione dei costi aziendali. Il continuo sviluppo nella
tecnologia, nuove tendenze, nuove ditte fornitrici e richieste
diverse rendono tuttavia difficile la scelta del sistema di
ERP giusto.
Se pensate ad un grande investimento finanziario dovete fare
ricerche precise per stabilire se coloro che avete scelto per
offrire il software soddisfano le vostre richieste, e quindi
il vostro investimento è sicuro e assennato. Perciò, nel processo
di acquisto di un software di ERP, è necessaria un'analisi molto
ben fatta. Quest'analisi deve includere, oltre alle funzioni
tecniche, anche le esperienze dell'azienda, le referenze e le
strutture finanziarie.
Il punto più importante nell'acquisto di un sistema di ERP è
l'adattabilità del prodotto. Se il prodotto può soddisfare tanto
i requisiti tecnologici, come pure la condizione attuale e futura
dell'azienda, ciò significa che i criteri di ricerca per il
processo d'acquisto sono completi. Ecco la nostra proposta di
partenza per la procedura di selezione.
Provate il prodotto!
Le presentazioni e le descrizioni che compaiono nelle brochure
di colui che offre la soluzione per lo più non menzionano tutti
i punti che per voi sono importanti nella procedura di selezione.
Alla fine, tutti i materiali informativi sono stati prodotti
al fine di vendere il software. Le informazioni migliori le
ricaverete in primo luogo attraverso la vostra propria impressione
provando il prodotto. Provate il software, se possibile presso
un cliente che lo utilizza già; se ciò non è possibile, allora
direttamente presso colui che offre la soluzione. Perché, per
trovare la soluzione migliore per la vostra azienda, questa
soluzione dovete poterla provare ampiamente.
Parlate con i clienti di riferimento che lavorano già in
modo produttivo con il software!
Perché colui che offre la soluzione risponderà a tutte le vostre
questioni nello stesso modo, vi darà garanzie e vi farà offerte
esplicite. La nostra proposta: prima di decidervi per un investimento
di tale valore, non vi accontentate delle promesse della ditta
fornitrice, parlate con i suoi clienti di riferimento. Perché
soltanto il cliente, che ha comprato lui stesso il prodotto
e lo impiega, vi può dare la migliore dichiarazione su consulenza,
servizio, problemi che compaiono frequentemente e le loro soluzioni.
Fate anche ricerche sul futuro del prodotto!
I problemi che compaiono più frequentemente nella scelta di
soluzioni software di ERP dipendono dal fatto che durante il
processo di valutazione delle ditte fornitrici sono presi in
considerazione soltanto i requisiti attuali. Inoltre non bisogna
dimenticare che i requisiti delle aziende cambiano continuamente,
e perciò avete bisogno di una soluzione espandibile, tuttavia
molti prodotti sono estremamente statici e non espandibili.
Se scegliete il prodotto di ERP soltanto perché corrisponde
ai vostri requisiti attuali ed è più vantaggioso di altri, è
molto probabile che nel più breve tempo il vostro investimento
porti con sé rilevanti costi di continuazione. La nostra raccomandazione:
per la scelta del prodotto di ERP e dei suoi offerenti dovete
ricercare quali investimenti la ditta fornitrice mette nella
ricerca e nello sviluppo del sistema e se il sistema che volete
comprare è utilizzabile a lungo termine.
Fate confronti!
Per la scelta della soluzione adatta dovete definire i criteri
necessari per i bisogni dei vostri processi e dei vostri reparti
e valutare e confrontare con questi i prodotti dell'offerente.
Strutture di sistema
Implementazione e parametrizzazione del sistema
Il sistema dev'essere fondato sull'esperienza di molti anni e si deve trattare di un sistema stabile, sufficientemente provato, dunque privo di errori
Alte prestazioni in presenza di dati e di flussi di lavoro crescenti
Facile collegamento a sistemi di terze parti
Il sistema deve includere tutti i moduli desiderati; il bisogno di soluzioni di terze parti dev'essere il più possibile scarso
Manutenzione e aggiornamento devono essere eseguibili facilmente
Indipendenza dalla base-dati e dalla piattaforma
Facile cambio di base-dati e di piattaforma dopo l'avviamento del sistema
Bassi costi in caso di una riconfigurazione del sistema per incrementare le prestazioni
Caratteristiche del sistema
Flessibile e facile produzione di rapporti
Capacità plurilingue
Concetto di valuta straniera integrato
Struttura modulare e integrata
Concetti e soluzioni validi internazionalmente
Dettagliato concetto di sicurezza e di autorizzazione
Aperto ad ampliamenti e facilmente adattabile
Interfaccia di servizio ergonomica e moderna
Amministrazione della storia e possibilità di proseguimento
Scambio di informazioni e di dati con metodi EDI e XML
Capacità di connessione a Internet
Collegamento a sistemi mobili
Rischi
I clienti di riferimento dell'offerente devono essere molto validi nelle dichiarazioni
Le esperienze dei clienti sull'offerente devono essere molto positive
La struttura finanziaria dell'offerente dev'essere molto stabile e sicura
L'offerente deve conoscere bene la legislazione regionale e le leggi del lavoro
L'offerente deve poter esibire esperienze e referenze internazionali
L'offerente deve poter mostrare le funzioni promesse nelle sue presentazioni o referenze
L'offerente deve garantire un supporto a lungo termine
L'offerente deve esibire un piano ampio e comprensibile per l'implementazione
La documentazione di sistema dev'essere completa
La politica di licenze, prestazioni e prezzi dev'essere aperta e comprensibile
Gli argomenti indicati sopra sono soltanto una guida per la vostra esauriente ricerca del software giusto per la vostra azienda. Il punto più importante che dovete prendere in considerazione nella ricerca di un software di ERP è che non si tratta di una soluzione semplice, ma di uno strumento complesso, che influisce direttamente sulla produttività e sull'attività dei processi della vostra azienda.
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