Il controllo delle fatture |
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Al interno del controllo dei costi la conformità delle attività d'acquisto aziendale con le richieste specifiche dei ordini d'acquisto è un fattore critico. Nel stesso momento la distribuzione di costi indiretti e correlati a questi beni or servizi acquistati è un passo necessario per ottenere i costi d'acquisto reali.
Nel processo della accettazione di una fattura in relazione ad un ordine d'acquisto vari reparti dell'impresa esercitano diverse responsabilità ed in conseguenza l'interscambio di informazioni tra questi reparti è cruciale. In questo processo si rende necessario di confrontare la merce indicata nella fattura con la merce ricevuta. Nel stesso momento bisogna distribuire altri elementi della fattura, come trasporto, tasse e assicurazione, sui beni correlati con un metodo molto specifico che richiede dei calcoli dettagliati.
Durante l'inserimento dei dati di una fattura nel sistema, il modulo CANIAS ERP Controllo delle Fatture compara questi dati con le richieste specificate nei ordini d'acquisto correlati. Grazie a questo processo è possibile di scoprire errori e di effettuare correzioni prima che la fattura è inserita nel sistema. Il modulo Controllo delle Fatture controlla anche in base al tipo di materiale se i beni delle fatture sono state ricevute dal magazzino e previene cosi l'inserimento di fatture che corrispondano a merce che non è stata ricevuta.
Nelle operazioni d'acquisto i costi addizionali vengono spesso trascurati. Le fatture per questi costi implicano vari oggetti acquistati o vari acquisti. Il modulo Canias ERP Controllo delle fatture permette di controllare la distribuzione di questi costi già durante l'inserimento dei dati. La distribuzione dei costi può essere effettuato in chiavi di peso, volume, quantità, prezzo singolo o prezzo totale. Le fatture inserite tramite il modulo Controllo delle Fatture possono essere trasferiti nella contabilità usando una ID della fattura come chiave.
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- Confronto del prezzo sul ordine contro il prezzo nella fattura.
- Calcolo del valore netto, dell'IVA e del valore lordo e confronto con la fattura.
- Specificazione delle condizioni di pagamento.
- Inserimento delle fatture in relazione dei costi associati all'acquisto.
- Confronto dei beni in fattura contro i beni ricevuti nel inventario su base di vari tipi di materiali.
- Specificazione del metodo di distribuzione dei costi nelle fatture:
- basato su peso
- basato su quantità
- basato su volume
- basato su costo
- Distribuzione basato esclusivamente su costo
- Inserimento delle fatture accettate nel sistema di contabilità.
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